Chính sách bảo mật

HD Global Consulting Co.,Ltd. (sau đây gọi là "chúng tôi") ban hành Chính sách bảo mật này (sau đây gọi là "Chính sách") nhằm giải thích cách chúng tôi xử lý thông tin cá nhân trong dịch vụ web và ứng dụng di động One Sapo (gọi chung là "Dịch vụ").

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho trang web One Sapo (one-sapo.com), màn hình quản trị trên web và ứng dụng di động One Sapo dành cho iOS và Android.

Dịch vụ là công cụ dành cho doanh nghiệp, được các công ty khách hàng (\"Công ty khách hàng\") sử dụng để quản lý nhân viên và hoạt động của mình. Công ty khách hàng chịu trách nhiệm đối với thông tin cá nhân của nhân viên mà họ đăng ký trên Dịch vụ, và chúng tôi xử lý thông tin đó theo ủy quyền của họ. Nếu bạn là nhân viên và muốn xem, sửa hoặc xóa dữ liệu của mình, vui lòng liên hệ trước với quản trị viên của công ty bạn.

2. Thông tin chúng tôi thu thập

Để cung cấp Dịch vụ, chúng tôi thu thập các thông tin sau.

• Thông tin tài khoản: họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, công ty, phòng ban, chức vụ, mã nhân viên, ID đăng nhập, mật khẩu (chỉ lưu dưới dạng mã băm không thể đảo ngược), ảnh đại diện, ngôn ngữ hiển thị
• Thông tin chấm công và nhân sự: thời gian chấm công vào/ra; đơn xin nghỉ phép, làm thêm giờ, vắng mặt, nghỉ bù; lịch sử phê duyệt; loại hợp đồng
• Thông tin tiền lương: lương, phụ cấp, các khoản khấu trừ, thông tin bảo hiểm xã hội và thuế, thông tin người phụ thuộc, phiếu lương (khi Công ty khách hàng sử dụng chức năng tiền lương)
• Thông tin chi phí: nội dung đề nghị thanh toán chi phí và hóa đơn, chứng từ đính kèm
• Dữ liệu công việc: công việc và vấn đề, tin nhắn chat và tệp đính kèm, báo giá và hóa đơn bao gồm thông tin đối tác trong đó, cùng các nội dung khác mà bạn nhập hoặc tải lên
• Vị trí: chỉ khi Công ty khách hàng bật chấm công GPS, vị trí (vĩ độ, kinh độ, độ chính xác) tại thời điểm bạn chấm công từ trình duyệt web. Ứng dụng di động không thu thập dữ liệu vị trí.
• Thông tin thiết bị và thông báo: mã thiết bị (token) để gửi thông báo đẩy, loại hệ điều hành, phiên bản ứng dụng
• Nhật ký truy cập: địa chỉ IP, loại trình duyệt và thiết bị, thời gian truy cập, lịch sử thao tác
• Thông tin liên hệ: họ tên, công ty, email, số điện thoại và nội dung nhập vào biểu mẫu liên hệ
• Thông tin hợp đồng và thanh toán: tên, địa chỉ, người phụ trách, thông tin xuất hóa đơn và tình trạng thanh toán của Công ty khách hàng. Số thẻ và các thông tin thanh toán khác do đơn vị trung gian thanh toán thu thập trực tiếp; chúng tôi không lưu trữ các thông tin này.

3. Mục đích sử dụng

Chúng tôi sử dụng thông tin thu thập được để:

• Cung cấp Dịch vụ (xác thực đăng nhập; các chức năng chấm công, nghỉ phép, chi phí, tiền lương, công việc, chat, chứng từ)
• Gửi thông báo đẩy và email liên quan đến đơn từ, phê duyệt, chat và các sự kiện tương tự
• Thu phí dịch vụ, quản lý hợp đồng và gửi thông báo về thời gian dùng thử miễn phí
• Trả lời yêu cầu liên hệ và hỗ trợ người dùng
• Ngăn chặn truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích và bảo đảm an toàn cho Dịch vụ
• Điều tra sự cố, duy trì và cải thiện Dịch vụ, phát triển tính năng mới
• Xử lý vi phạm điều khoản sử dụng và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý

4. Cung cấp cho bên thứ ba

Chúng tôi không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của cá nhân hoặc Công ty khách hàng, trừ các trường hợp:

• Theo quy định của pháp luật
• Cần thiết để bảo vệ tính mạng, sức khỏe hoặc tài sản và khó có thể xin sự đồng ý
• Cần thiết để hợp tác với cơ quan nhà nước thực hiện nhiệm vụ theo quy định của pháp luật
• Khi thuê ngoài công việc trong phạm vi cần thiết cho các mục đích nêu trên (Mục 5)
• Trong trường hợp sáp nhập, chuyển nhượng kinh doanh hoặc giao dịch tương tự

Chúng tôi không bán thông tin cá nhân và không chia sẻ thông tin cá nhân với bên thứ ba cho mục đích quảng cáo.

5. Dịch vụ bên thứ ba

Dịch vụ sử dụng các dịch vụ bên thứ ba sau đây và thông tin được gửi đến các đơn vị này trong phạm vi cần thiết. Việc xử lý thông tin tại các đơn vị này tuân theo chính sách bảo mật của từng đơn vị.

• Firebase Cloud Messaging (Google LLC): gửi thông báo đẩy (mã thiết bị, nội dung thông báo)
• Liên kết tài khoản Google / Microsoft: đăng nhập, lưu tệp trên Google Drive hoặc OneDrive, liên kết Google Calendar khi bạn lựa chọn sử dụng
• OnePay và các đơn vị trung gian thanh toán khác: thanh toán trực tuyến phí dịch vụ
• Google Tag Manager / Google Analytics (Google LLC): phân tích truy cập trang web (Mục 6)
• Nhà cung cấp máy chủ và gửi email: lưu trữ dữ liệu và gửi email

6. Cookie

Trang web sử dụng cookie và phiên làm việc (session) để duy trì trạng thái đăng nhập và ghi nhớ ngôn ngữ hiển thị. Trang web công khai cũng sử dụng Google Analytics để thu thập dữ liệu truy cập ẩn danh thông qua cookie. Bạn có thể tắt cookie trong cài đặt trình duyệt, tuy nhiên khi đó một số chức năng như đăng nhập sẽ không sử dụng được.

Ứng dụng di động lưu mã xác thực (token) trên thiết bị để duy trì trạng thái đăng nhập. Ứng dụng không theo dõi bạn cho mục đích quảng cáo hoặc nhắm mục tiêu hành vi.

7. Quyền truy cập trên thiết bị

Ứng dụng di động sử dụng các quyền sau. Bạn có thể thay đổi bất cứ lúc nào trong phần cài đặt của thiết bị.

• Thông báo: để hiển thị thông báo về đơn từ, phê duyệt, chat và các sự kiện tương tự
• Tệp và ảnh: chỉ khi bạn chọn ảnh đại diện, hóa đơn chứng từ hoặc tệp đính kèm chat để tải lên
• Internet: để kết nối với máy chủ của Dịch vụ

8. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Dịch vụ được cung cấp chủ yếu tại Việt Nam và Nhật Bản. Thông tin có thể được lưu trữ và xử lý tại Việt Nam, Nhật Bản và các quốc gia nơi các nhà cung cấp dịch vụ tại Mục 5 đặt máy chủ (như Hoa Kỳ). Chúng tôi áp dụng các biện pháp phù hợp để bảo đảm mức độ bảo vệ tương đương với Chính sách này.

9. Biện pháp bảo mật

Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật nhằm ngăn chặn việc rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân, bao gồm:

• Mã hóa đường truyền (HTTPS/TLS)
• Lưu mật khẩu dưới dạng mã băm
• Tách biệt logic dữ liệu của từng Công ty khách hàng và phân quyền truy cập theo vai trò
• Biện pháp chống CSRF và các thao tác trái phép khác, ghi nhật ký truy cập
• Giới hạn và đào tạo nhân sự xử lý thông tin cá nhân

10. Thời gian lưu trữ

Chúng tôi lưu trữ thông tin cá nhân trong thời gian cần thiết để đạt được các mục đích nêu trên hoặc trong thời hạn hợp đồng với Công ty khách hàng. Sau khi hợp đồng kết thúc, chúng tôi sẽ xóa hoặc ẩn danh hóa thông tin trong một khoảng thời gian hợp lý, trừ những thông tin mà pháp luật yêu cầu phải lưu giữ (như hồ sơ tiền lương và chấm công).

11. Xóa tài khoản và dữ liệu

Tài khoản do quản trị viên của từng Công ty khách hàng cấp và quản lý. Để xóa tài khoản hoặc dữ liệu cá nhân, vui lòng yêu cầu quản trị viên công ty của bạn hoặc liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ tại Mục 13. Sau khi xác minh danh tính và trao đổi với Công ty khách hàng, chúng tôi sẽ xóa dữ liệu, trừ những thông tin mà pháp luật yêu cầu phải lưu giữ.

Khi gỡ cài đặt ứng dụng di động, mã xác thực và các dữ liệu khác lưu trên thiết bị sẽ bị xóa.

12. Quyền của bạn

Theo quy định của pháp luật hiện hành, bạn có quyền yêu cầu thông báo mục đích sử dụng, truy cập, chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa, ngừng sử dụng hoặc hủy bỏ, và ngừng cung cấp cho bên thứ ba đối với thông tin cá nhân của bạn mà chúng tôi đang lưu giữ. Vui lòng gửi yêu cầu đến đầu mối liên hệ tại Mục 13; chúng tôi sẽ phản hồi kịp thời sau khi xác minh danh tính. Đối với thông tin chúng tôi xử lý theo ủy quyền của Công ty khách hàng, chúng tôi có thể phản hồi thông qua công ty đó.

13. Thông tin doanh nghiệp và liên hệ

Mọi câu hỏi về Chính sách này hoặc việc xử lý thông tin cá nhân, vui lòng liên hệ:
Doanh nghiệp: HD Global Consulting Co.,Ltd.
Địa chỉ: 14B Chu Văn An, Phường Thuận Hóa, Thành phố Huế, Việt Nam
Mã số doanh nghiệp: 3301683323
Đầu mối: Bộ phận tiếp nhận về bảo mật One Sapo
Email: info@hd-global-consulting.com

14. Trẻ em

Dịch vụ là dịch vụ dành cho doanh nghiệp và không hướng đến người dưới 16 tuổi.

15. Luật áp dụng và sửa đổi

Chúng tôi tuân thủ Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản, pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam và các quy định pháp luật khác có liên quan.

Chúng tôi có thể sửa đổi Chính sách này khi pháp luật hoặc Dịch vụ thay đổi. Các thay đổi quan trọng sẽ được thông báo trên Dịch vụ hoặc bằng các hình thức khác. Chính sách sửa đổi có hiệu lực kể từ khi được đăng tải trên trang này.